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各部室、各出資企業:

為有效保護和利用檔案,充分發揮檔案在企業發展和經營管理服務中的價值,進一步提升集團公司檔案管理水平,現將檔案管理工作有關要求通知如下:

總體要求

集團公司辦公室負責協調、組織、管理集團公司本部檔案工作。各出資企業應設立相應的檔案管理工作機構,并配備專(兼)職檔案管理人員,負責本企業形成的應歸檔文件材料的收集、整理、歸檔。集團公司各部室形成的文件、材料由本部門專人收集、整理、歸檔。

檔案工作實行集中統一、分級管理,對文書、會計、聲像、實物、電子檔案實行綜合管理,由各立檔單位檔案部門集中保管。

凡重要檔案,有條件的單位要實行實物、電子雙重管理。

二、檔案材料的形成與歸檔

1.凡在各項業務工作中形成的具有查考利用價值的文字材料及音像資料均屬于歸檔范圍,必須定期歸檔,任何部門和個人不得據為己有。

2.歸檔的文件材料必須為原件;必須完整、系統、準確,如實反映工作情況,各項簽字手續完備;重要的電子文件,應另外形成紙質文件材料歸檔保存。

3.整理歸檔文件材料所使用的書寫材料、紙張,裝訂材料、裝具等要符合檔案保護要求。

4.各類文件材料歸檔份數一般為一式一份,重要的、利用頻繁的和專門需要的可視需要程度適當增加份數。

5.各部室、出資企業對于需要在集團公司本部進行歸檔的資料進行整理,提交集團公司辦公室,并提出存期建議。

三、檔案的保管要求

1.整理好的檔案要確定保管期限,一般分為永久、定期(30年、10年)兩種。確定保管期限要根據單位的具體情況,按照檔案的利用價值時限而定。

2.已經歸檔的檔案材料不得修改。

3.對有不同保管要求的檔案材料要分別保管。

4.檔案材料要定期進行清理、核對,做到賬、物相符。

5.檔案工作人員要嚴格遵守保密紀律,堅持原則,認真履行崗位職責。

        6.查閱檔案者要嚴格履行檔案查閱手續,原則上不外借、不復印,確實需要外借或復印的須經主管領導批準。借閱者對檔案材料要妥善保管,注意保密,不得以任何理由轉借他人。


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